Zewnętrzna obsługa informatyczna
O ile duże firmy praktycznie zawsze posiadają własne działy IT, w tych mniejszych często jednak “dział” to jedna osoba, która zajmuje się wszystkim - od administracji serwera, przez obsługę firmowej strony www, aż po wymianę tonera w drukarce.
Czy to na pewno dobre i optymalne kosztowo rozwiązanie? Na pierwszy rzut oka może być tanio, bo jeden pracownik wykonuje wiele zadań, jednakże z uwagi na rozległość dziedzin IT nie będzie on w stanie ogarnąć wszystkiego. Tym samym może się zdażyć, że brak aktualizacji oprogramowania czy backupu na serwerze spowoduje, że któregoś dnia stracimy nasze dane, a firmowy informatyk rozłoży bezradnie ręce.
Sposobem na ten problem zewnętrzna obsługa informatyczna, czyli wynajęcie firmy zajmującej się outsourcingiem IT.
Komu potrzebny outsourcing IT
W zasadzie jak wspomniano wcześniej w małych firmach często funkcjonuje pojedynczy, multiinstrumentalny pracownik zajmujący się, ogólnie rzecz biorąc, “komputerami”. Nie ujmując nic jego wiedzy i umiejętnościom - często niestety nie będzie w stanie poradzić sobie z bardziej skomplikowanymi sytuacjami, choćby dlatego że konkretne przypadki wymagać mogą wiedzy zdobywanej przez lata w wąsko wyspecjalizowanych dziedzinach. I gdy już stanie się najgorsze - stracimy dane bo np. serwer był źle zabezpieczony i dokonano włamania, wtedy już niewiele można zrobić.
Najważniejsza - jak pisaliśmy już wcześniej jest prewencja, a jeśli nasza firma jest mała nie możemy pozwolić sobie na zatrudnienie sztabu specjalistów zajmujących się pojedynczymi elementami w firmie. Warto więc rozważyć, czy zewnętrzna obsługa informatyczna nie będzie tutaj lepszym rozwiązaniem. Na rynku funkcjonują firmy wyspecjalizowane w tego typu usługach, nazywanych ogólnie “outsourcing IT” - posiadają one specjalistów z konkrentych dziedzin - administratorów serwerów, serwisantów, helpdesk, itd. Nawiązując z nimi współpracę uzyskamy więc dostęp do osób z często wieloletnim doświadczeniem w ramach konkretnych dziedzin. Współpraca ta opiera się często na okresowym serwisie, czy jednostkowych przypadkach wezwania serwisanta do naprawienia usterki - w ten sposób płacimy za faktyczny czas pracy. Stawki będą oczywiście dużo wyższe, ale taki specjalista nie będzie nam raczej potrzebny przez 40 godzin w tygodniu, zas toner po krótkim szkoleniu może wymienić każdy pracownik 
Własny dział IT w firmie
Oczywiście istnieją przypadki, gdy lepiej będzie pomyśleć o - nawet niewielkim dziale IT. Można to rozwiażyć gdy praca firmy w sposób newralgiczny opiera się na pracy z komputerami, tak że nie ma mowy o przestojach, lub na serwerach gromadzone są bardzo wrażliwe dane, do których nie chcemy dać dostępu osobom spoza firmy.
Przypadki takie wymagają indywidualnego ropatrywania, czasem warto też rozważyć model hybrydowy - wykorzystując zarówno własny dział IT jak i obsługę informatyczną na zewnątrz w pewnym konkretnym zakresie. Wszystko po to by zaoszczędzić, nie ryzykując jednocześnie awarii systemu informatycznego w firmie.
Podsumowanie
Oczywiście nikt nie stwierdzi jednoznacznie czy dla naszej firmy lepsza będzie opcja outsourcingu czy też rozwinianie własnego działu IT. Każdy potencjalny pracownik powie - że lepszy będzie własny dział, każda firma oferująca zewnętrzną obsługę informatyczną będzie nakłaniać do swojej oferty…
Sprawa nie jest tutaj tak prosta, jak choćby w przypadku gdy wynajmujemy biuro rachunkowe - tutaj własna księgowość na pewno powstanie dopiero w wyniku realnej potrzeby, zaś kto może ten wybiera zewnętrzne biura rachunkowe, gdyż zwyczajnie są tańsze.
Rozważyć więc musisz sam - pamiętaj jednak, że na szali kładziesz bezpieczeństwo danych i cała strukturę informatyczą firmy!